EL OFICIO |
Se le llama oficio al documento que se utiliza para comunicar consultas, disposiciones, órdenes, informes y también para realizar gestiones de invitación, de acuerdos, de colaboración, de felicitación, de agradecimiento, entre muchos otros.
EL OFICIO .El oficio es un documento de carácter oficial ,que se utiliza en los organismos del Sector público y por extensión ,en algunas instituciones educativas,culturas,sociales y deportivas que no dependen del Estado.
El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial ,a las autoridades de más alta jerarquía.
| SU USO |
Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones,invitar ,pedir información,contestar ,remitir documentos,agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.
Se usan en instituciones tales como las embajadas, los ministerios, los colegios profesionales, los municipios, las oficinas de gobierno y los sindicatos.
| AREA DE DIFUSIÓN. |
El oficio se difunde en dos niveles : a nivel externo,es decir fuera de una institución ; y a nivel interno ,dentro de ella.
A nivel externo ,establece comunicación con personas ajenas a la entidad,especialmente con aquéllas que ocupan cargos directivos.
A nivel interno.enlaza a los que desempeñan funciones de dirección dentro de una entidad o institución.
| FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS |
–Los oficios de circulación externa son firmados solamente por la máxima autoridad de la institución o por quien hace su veces.Sin embargo,en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institución,abordando asuntos específicos de trabajo pueden los que dirigen los órganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,pero eso sí,sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad.
-Los oficios de circulación interna son firmados por los que desempeñan cargos directivos en la institución.
-Los que no desempeñan cargos directivos no están facultados para hacer uso del oficio,porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus órganos.estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas,según los casos ,mediante memorandos,informes,cartas o solicitudes.Por lo tanto,el oficio no puede ser usado a título personal,sino en representación de una entidad o institución, o en mérito a un cargo directivo que se ocupa.Por ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios,los rectores,vicerrectores,decanos,jefes de departamentos de la universidades; los directores de centros educativos,etc.; y no así los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de área que no desempeñen ningún cargo directivo.
| PARTES DEL OFICIO |
Membrete
Es la primera parte del oficio. Todas las instituciones tienen uno y es sumamente importante.
Nombre del año
Es el año actual en el que se entrega la denominación.
Lugar y fecha
Se redacta en la primera parte: el lugar al que se enviará la redacción, el día, el mes y el año en curso. Todo en ese orden.
Numeración
En esta parte se redactan los tres datos, igualmente que en el memorándum. La palabra oficio se escribe en mayúsculas, a su lado le sigue el número de expedición y se separa por una línea oblicua. Luego se colocan las siglas de la oficina de donde procede con letras mayúsculas, se divide por una línea oblicua también y se coloca el año en curso.
Destinatario
En esta parte se redacta el contenido abarcando cuatro líneas o más dependiendo de lo que se requiera. Se coloca el nombre y el apellido, la función o cargo y el lugar de la persona a quien es dirigido.
Asunto
El asunto es la cuarta parte del documento, esta palabra es escrita en mayúsculas seguida de dos puntos. Luego a manera de resumen se especifica de forma clara el mensaje del texto que luego será explicado en el cuerpo.
Referencia
Esta parte solamente se utiliza cuando es necesario especificar la numeración del documento que se ha recibido anteriormente, al cual se le quiere dar una respuesta basándose en su contenido. Esta palabra se escribe en letras mayúsculas y se coloca debajo del asunto. Existen casos en los que esta parte se utiliza para mencionar resoluciones, decretos, convenios o directivas.
Texto o cuerpo
Parte central del oficio en el cual se especifica el mensaje de la comunicación, de manera precisa, clara y breve.
Despedida
En esta parte se demuestra cortesía y amabilidad. Se hace de forma muy breve.
Firma y pos-firma
La firma se redacta a mano. En la posfirma se siguen los siguientes pasos: primero el nombre y el apellido de la persona que está firmando el documento, siguiente a esto se coloca el cargo o función que desempeña, y por último el sello respectivo.
Iniciales
De igual forma que en el memorándum, las iniciales del remitente se colocan en mayúscula, y las de la persona que realizó la mecanografía del documento se ponen en minúscula.
Anexo
En el anexo se coloca la información o documentación que va adjunta al oficio. En estos se pueden incluir las revistas, los catálogos, los programas, las tarjetas, entre otros.
Distribución
Normalmente se utiliza en los oficios múltiples. En esta parte son mencionadas las personas y las dependencias a quienes se dirige el oficio.
